Penerapan departementasi pada perusahaan

"Penerapan departementasi pada perusahaan"

Departementalisasi atau departementasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan.

Departementalisasi terbentuk di antaranya atas dasar :

1. Fungsi, yang meliputi pemasaran, akuntansi, produksi, keuangan, dan lain sebagainya.
2. Produk dan jasa, berupa divisi mesin cuci, televisi, radio, dan lain sebagainya.
3. Wilayah, misalnya divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa tengah, Jawa Timur, dan lain sebagainya.
4. Langganan, dapat berupa penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, dan lain sebagainya.
5. Proses atau peralatan, meliputi departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pengemasan, bagian finishing, dan lain sebagainya.
6. Waktu, misalkan kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
7. Pelayan, mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi dalam pelayanan pesawat terbang, dan lain sebagainya.
8. Alpha numerical, digunakan pada pelayanan telepon, misalkan nomor tertentu ditempatkan pada satu departemen dan nomor yang lain ditempatkan pada departemen yang lain pula. 
9. Proyek dan matriks, digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan, atau orientasi energi.

10.  Hampir semua organisasi menggunakan lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatannya. Bahkan dalam organisasi yang besar mungkin dijumpai banyak pendekatan yang digunakan bersama sebagai dasar departementalisasi.

Ø  Departementalisasi Fungsional.

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. 

Kelebihan struktur fungsional adalah :

1. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama organisasi.
2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.
3. Memusatkan keahlian organisasi.
4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi organisasi.

5.      Pendekatan fungsional cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, membutuhkan lebih sedikit keterempilan-keterampilan dasar pribadi, dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

Kelemahan struktur fungsional adalah :

1. Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi yang lain.
2. Menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan.
3. Memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan.
4. Hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya.
5. Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

Ø  Departementalisasi Divisional.

Suatu perusahaan besar dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar :

• Produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan. Departementalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.
• Wilayah. Departementalisasi wilayah atau daerah  atau regional atau geografis adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat di mana operasi berlokasi atau di mana satuan-satuan oerganisasi menjalankan usahanya. Faktor-faktor lokasi yang menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar, dan tenaga kerja. 
• Langganan. Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Pembentuan divisi atas dasar langganan digunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu.
• Proses atau peralatan. Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering dijumpai dalam departemen produksi.  Tipe departementalisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau peralatan-peralatan yang digunakan memerlukan ketrampilan-ketrampilan pengoperasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan sepenuhnya. Departementalisasi proses atau peralatan ditentukan atas dasar pertimbangan ekonomis.

Kelebihan struktur divisional adalah :

1. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.
2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
3. Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggungjawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi.
4. Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugasnya.
5. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
6. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
7. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

Kelemahan struktur divisional adalah :

1. Menyebabkan berkembangnya persaingan disfungsional potensial antara sumber daya-sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas.
2. Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi.
3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.
4. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi.
5. Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

6.       (Bahan bacaan : Manajemen, T. Hani Handoko)